Кадровик

Версия 29.1 от HRlink на 22.07.2024

Документы

 Загрузить документ

Показать краткую инструкцию

 Настроить маршрут согласования

Показать краткую инструкцию

 Отправить документ на подпись

Показать краткую инструкцию

 Удалить или аннулировать документ

Показать краткую инструкцию

 Скачать архив документооборота

Показать краткую инструкцию

 Добавить в документ несколько сотрудников

Показать краткую инструкцию

 Комментарии к документу

 Заметки к документу

ЛНА

Справочники>Типы документов

 

Роли, которые могут добавлять новые типы документов в справочник

Администратор 

Описание

Ведение справочника Типов документов в HRlink является обязательным и используется для автоматизации процессов КЭДО.

Типы документов в системе используются:

Дополнительная ценность

 Для Вашего удобства:  

  • Самые распространенные типы документов с присвоенным кодом классификатора Минтруда уже добавлены в перечень справочника

Особенности

 Для добавления тех типов документов, которые отсутствуют в перечне, обратитесь к Администратору портала

Заявления

1721599766353-799.pngНастроить фильтры реестра заявлений

Показать краткую инструкцию

1721599766353-799.pngОбработать или отклонить заявление

Показать краткую инструкцию

1721599766353-799.pngДобавить взаимосвязь между документом и заявлением

Показать краткую инструкцию

Справочники>Заявления

Юрлица

 Редактировать карточки юрлица

Отделы

 Добавить и редактировать отделы

Должности

 Добавить и редактировать должности

Типы Заявлений

 Стандартные шаблоны заявлений

Показать краткую инструкцию

 Настроить тип заявления 

 Редактировать шаблон печатной формы заявления 

Типы документов

 Ознакомиться со справочником типов документов

Сотрудники

 Добавить сотрудника на портал

Показать краткую инструкцию

 Пригласить сотрудников на портал

Показать краткую инструкцию

 Выпустить УНЭП сотруднику

Показать краткую инструкцию

 Редактировать данные сотрудника

Показать краткую инструкцию

 Назначить управленческого руководителя

Показать краткую инструкцию

 Уволить и заблокировать доступ 

Показать краткую инструкцию

 Восстановить уволенного сотрудника

Показать краткую инструкцию

Справочники

Юрлица

Для редактирования юрлица: 

  1. Перейдите в Справочники>Юрлица и нажмите на название юрлица, которое хотите отредактировать 
  2. Если на портале более одного юрлица, то настройте выбор согласующих в заявлениях: Из всех юрлиц - сотрудник при подаче заявления сможет выбрать согласующего из всех юрлиц поратала или Только из этого юрлица - сотрудник, устроенный в этом юрлице, при подаче заявления сможет выбрать согласующего только из юрлица, в которое он устроен
  3. Назначьте лицо, действующее без доверенности 
  4. Внесите остальные изменения, если это необходимо и нажмите на кнопку Сохранить 

 Для добавления юрлица обратитесь к Администратору портала или выгрузите Справочник юрлиц из внешней учетной системы

Перейти к подробной инструкции Выгрузить справочник юрлиц из 1С

Редактирование юрлица

Роли, которым доступно действие

Администратор, Кадровик 

Описание

Ведение справочника юрлиц в HRlink является обязательным и используется для автоматизации процессов КЭДО

Юрлица в системе используются:

  • В качестве обязательного атрибута сотрудника
  • Для настройки прав кадровикам, обеспечивая им необходимые полномочия  
  • Для выбора при загрузке документов, чтобы указать конкретное юрлицо, в котором оформляется документ
  • Для выбора согласующих при подачи заявления сотрудником 
  • Для оформления машиночитаемой доверенности
  • В настройках юридического лица указывается лицо, действующее без доверенности, что позволяет автоматизировать процесс подписания и согласования документов

Дополнительная ценность

  Дательный падеж ФИО и Должности лица, действующего без доверенности

  • Можно использовать для автоматической подстановки в шаблоны заявлений. Добавьте ключи подстановки этих полей в файл шаблона печатной формы заявления

Особенности

 Для добавления юрлица в Cправочник: 

  • Обратитесь к Администратору портала или выгрузите Справочник юрлиц из внешней учетной системы

Процесс редактирования юрлица

Последовательность шагов

Для редактирования юрлица: 

  1. Перейдите в Справочники>Юрлица и кликните на название юрлица, которое хотите отредактировать                                                                                                                                                
  2. Назначьте лицо, действующее без доверенности1724588535822-616.png
  3. Для автоматической подставновки лица, действующего без доверенности, в печатную форму заявления заполните ФИО и должность руководителя в дательном падеже1724593170955-415.png
  4. Если на портале более одного юрлица, то настройте выбор согласующих в заявлениях:
    Из всех юрлицСотрудник при подаче заявления сможет выбрать согласующего из всех юрлиц, которые есть на поратале
    Только из этого юрлицаСотрудник, устроенный в этом юрлице, при подаче заявления сможет выбрать согласующего только из юрлица, в которое он устроен

    1724592457157-975.png

  5. Внесите остальные изменения, если это необходимо и нажмите на кнопку Сохранить 1724592603253-926.png

Для добавления юрлица обратитесь к Администратору портала или выгрузите Справочник юрлиц из внешней учетной системы

Автоматическая подстановка лица, действующего без доверенности, в печатную форму заявления

Для автоматической подставновки лица, действующего без доверенности, в печатную форму заявления: 

  • Перейдите в Справочники>Заявления 
  • Отредактируйте файлы печатной формы заявления для всех типов заявлений, где требудется автоматическая подстановка, и загрузите отредактированные файлы шаблонов в систему по инструкции 

Отделы

Для добавления отдела: 

  1. Перейдите в Справочники>Отделы. В правом верхнем углу экрана нажмите на кнопку Добавить отдел +  или на иконку + справа от названия отдела, если к существующему отделу нужно добавить дочерний отдел
  2. Заполните поля карточки отдела: Название; Родительский отдел; Юрлицо; Родительский отдел и назначьте руководителя
  3. Если отдел является обособленным подразделением, то поставьте соответствующую галочку. Введите наименование отдела в родительном падеже. Падежную форму можно использовать для автоматической подстановки в шаблон печатной формы заявления
  4. Нажмите на кнопку Сохранить 

Если Вы используете интеграцию, то выгрузите справочник отделов из внешней учетной системы 

Для редактирования отдела: 

  1. Перейдите в Справочники>Отдел и нажмите на иконку   справа от названия отдела 
  2. Внесите необходимые изменения и нажмите на кнопку Сохранить 

Если Вы используете интеграцию, то отредактируйте отдел во внешней учетной системе и сделайте повторную выгрузку 

Перейти к подробной инструкции Выгрузить справочник подразделений из 1С

Добавление и редактирование отделов

Роли, которым доступно действие

Администратор, Кадровик 

Описание

Ведение справочника отделов в HRlink используется для автоматизации процессов КЭДО

Отделы в системе используются:

  • В качестве атрибута сотрудника
  • Для настройки прав кадровикам, обеспечивая им необходимые полномочия  
  • Для выбора автоматической подстановки согласующих при подачи заявления сотрудником, если типу заявления назначен соответствующий маршрут 
  • В качестве обособленного подразделения со своим руководителем, если в настройках отделу присвоен статус обособленного подразделения 

Дополнительная ценность

  Дательный падеж ФИО руководителя отдела и руководителя обособленного подразделения 

  • Можно использовать для автоматической подстановки в шаблоны заявлений. Добавьте ключи подстановки этих полей в файл шаблона печатной формы заявления

Процесс добавления и редактирования отделов

Добавление отдела

  1. Перейдите в Справочники>Отделы. В правом верхнем углу экрана нажмите на кнопку Добавить отдел +  или на иконку + справа от названия отдела, если к существующему отделу нужно добавить дочерний отдел
  2. Заполните поля карточки отдела: Название; Родительский отдел; Юрлицо; Родительский отдел и назначьте руководителя
  3. Если отдел является обособленным подразделением, то поставьте соответствующую галочку. Введите наименование отдела в родительном падеже. Падежную форму можно использовать для автоматической подстановки в шаблон печатной формы заявления
  4. Нажмите на кнопку Сохранить 

Редактирование отдела

Для редактирования отдела: 

  1. Перейдите в Справочники>Отдел и нажмите на иконку   справа от названия отдела 
  2. Внесите необходимые изменения и нажмите на кнопку Сохранить 

 

Должности

Для добавления новой должности: 

  1. Перейдите в Справочники>Должности и нажмите на кнопку + Добавить должность, расположенную в правом верхнем углу экрана
  2. Введите название должности и заполните падежные формы для автоматической подстановки должностей адресата и заявителя в печатную форму заявления 
  3. Нажмите на кнопку Сохранить 
Ссылка на подробную инструкцию1С  

Добавление и редактирование должности

Роли, которым доступно действие

Администратор, Кадровик 

Описание

Ведение справочника должностей в HRlink используется для автоматизации процессов КЭДО

Должности в системе используются:

  • В качестве атрибута сотрудника
  • Для автоматической подстановки в печатную форму заявления, если в файл шаблона печатной формы добавлены переменные должностей 

Дополнительная ценность

 Все стандартные шаблоны печатных форм заявлений, которые предустановлены в HRlink, содержат переменные: Должность адресата и Должность заявителя

Особенности

 Должность назначается сотруднику: 

Процесс назначения должности сотруднику

Последовательность шагов

  1. Перейдите в Справочники>Должности и нажмите на кнопку + Добавить должность, расположенную в правом верхнем углу экрана
  2. Введите название должности и заполните падежные формы для автоматической подстановки должностей адресата и заявителя в печатную форму заявления 
  3. Нажмите на кнопку Сохранить 

Результат назначения должности

Если все предыдущие шаги были выполнены верно, то:

 

IT-сервисы

 

IT-сервисы

Добавить ссылку на тип заявления?

Роли, которые могут добавлять IT – сервисы

Администратор

Описание

Раздел портала, позволяющий Администратору создавать витрину IT – сервисов для сотрудников. В качестве сервисов могут быть добавлены любые ресурсы, на которые можно перейти по ссылке. Например, портал с корпоративным онлайн-обучением, файлообменник, сервисы для внутренних коммуникаций, CRM и т.д. 

Особенности

 Особенности

  • При прямом переходе на портал личные кабинеты сотрудников и Руководителей по умолчанию будут открываться на странице IT-сервисов
  • При переходе по ссылке к Документу, Заявлению или МЧД, будет открываться страница, на которую ведет ссылка

Совет

 К IT-сервисам можно добавить прямую ссылку на подачу определенного типа заявления

  • ​​​​Эта возможность используется для ускорения процесса подачи тех типов заявлений, которые в организации используются чаще остальных

Добавление прямой ссылки на подачу заявления

Процесс добавления

Для добавления прямой ссылки на подачу определенного типа заявления:

  • Перейдите в Справочники>Заявления и нажмите на иконку копирования  , расположенную справа от названия заявления 
  • Передайте ссылку Администратору портала

Результат успешного добавления

После того, как Администратор добавит ссылку, прямой переход на форму подачи нужного типа заявления появится на странице IT-сервисов сотрудников

1724425803556-593.png

Настройки

Роли, которые доступен раздел «Настройки»

Администратор, Кадровик 

Описание

Раздел «Настройки» позволяет отслеживать срок действия подписки и планировать расход лицензий и смс 

Напоминаем, что: 

  • Лицензии можно перераспределять между сотрудниками 
  • Расход смс можно сократить переходом на альтернативные каналы связи

Совет

 Перераспределение лицензий может быть актуально в том случае, если: 

  • Роль Кадровика  больше не нужна пользователю. Например, при изменении должности или при переводе в другой отдел
  • При временном отсутствии Кадровика. Например, если Кадровик ушёл в отпуск или находится на больничном и его может заменить другой сотрудник 

 Для сокращения расхода смс: 

  • Приглашайте своих сотрудников переходить в Telegam для получения уведомлений и одноразовых кодов подписания
  • Назначьте сотруднику Email-адрес в качестве канала подписания и для получения уведомлений
  • Используйте для подписания альтернативные виды подписи: Госключ и ПЭП Госуслуги

Особенности

 Для продления срока действия и увеличения количества лицензий: 

  • Обратитесь к персональному менеджеру

 Для получения прав Администатора портала:

  • Напишите запрос в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru

Процесс перераспределения лицензий

Последовательность шагов

Для перераспределения лицензии Кадровика или Администратора:

  • Из реестра Сотрудники перейдите в карточку сотрудника, у которого есть роль Кадровика и снимите эту роль. Для этого кликните на ее названии 
  • Перейдите в карточку сотрудника, которому необходимо назначить роль Кадровика. Для этого кликните на ее названии 

Результат перераспределения лицензий

Лицензия перейдёт к сотруднику, которому была назначена роль и это не отразится на лимите лицензий

 

1С: Модуль интеграции

Настройка Модуля интеграции

Установка модуля и ввод API-токена

Показать краткую инструкцию

 

Вкладки Модуля интеграции

Регламентные задания

В Модуле интеграции для 1С есть возможность использовать регламентные задания для автоматизации ряда кадровых процессов. Вы можете использовать те регламентные задания, которые для вас актуальны. Регламентное задание можно запустить принудительно, чтобы оно выполнилось прямо сейчас, а можно настроить расписание, по которому регламентное задание будет отрабатывать в фоновом режиме без действий с вашей стороны

Настройка регламентных заданий состоит из двух частей: общих настроек и настройки расписания. После настройки расписания, регламентные задания будут выполняться автоматически в фоновом режиме с теми параметрами, которые были заранее заданы в настройках регламентных заданий. 

 

1С: Внешняя печатная форма