Пакетная передача документов из 1С в HRlink

Позволяет осуществить массовую передачу документов в HRlink из выбранного кадрового мероприятия или из всех кадровых документов 1C. 

Сформируйте документы в 1С

Выберите в 1С документы для отправки на портал. 

• Перейдите в Кадры→Все кадровые документы.
• Отметьте необходимые для выгрузки документы и нажмите Печать→<HR-Link>: сформировать пакет документов и отправить на портал.
• Выберите печатные формы, отметив галочками нужные документы в появившемся окне→Сформировать документы
• В верхнем левом углу окна нажмите на иконку листа с галочкой→Отметить все строки.

Вместо пункта меню Все кадровые документы можно выбрать любое кадровое мероприятие, из которого необходимо сделать выгрузку. 

Выберите кадровое мероприятие:

Выберите документы для отправки и сформируйте пакет документов:

Выберите печатные формы:

Выберите все сформированные документы:

❗Если вы ранее уже формировали выбранные документы, то они будут сформированы и прикреплены повторно к выбранному кадровому мероприятию.

В правом верхнем углу открывшегося окна можно выбрать следующие способы отправки документа:

• Отправить черновик. Документ будет передан со статусом Черновик. Для дальнейшей отправки документа на подпись перейдите в HRlink. 
• Отправить на подпись. Документ будет передан в HRlink со статусом В работе. После передачи документа в HRlink Документ сразу уйдет на подписание следующему участнику маршрута. 
• Отправить с подписью. Документ будет передан в HRlink со статусом Подписан работодателем и сразу после выгрузки уйдет на подписание следующему участнику маршрута. Для отправки документа с подписью у вас должен быть подтвержденный УКЭП. В появившемся окне необходимо выбрать Сертификат, ввести пароль и нажать кнопку Продолжить.

Выберите способ отправки документа:

Задайте параметры выгрузки документов

Перейдите на вкладку Параметры выгрузки документов, где можно настроить: Маршрут подписания документов по умолчанию, Руководителя по умолчанию, Тип документа по умолчанию и Соответствия типов документов. 

Поставьте галочку напротив пункта Выгружать номера документов с префиксом, если это необходимо.

Маршрут подписания документов может быть: 

• Свой для каждого типа документа: Параметры выгрузки документов→Соответствия типов документов→назначьте Маршрут подписания для тех типов документов, которым не подходит Приоритет подписания (по умолчанию).
• По умолчанию. Тогда маршрут будет использоваться для всех типов документов, которым не назначен свой Маршрут подписания. 
• Одинаков для всех документов при наличии зеленой галочки напротив Приоритет подписания (по умолчанию), даже если назначен свой Маршрут подписания.

❗Если сотрудник подписывает документ при помощи ПЭП Госуслуги, то по требованию портала Работа в России документ сначала должен подписать представитель юрлица с помощью УКЭП. 

Руководитель заполняется: 

• Из документа: если реквизит Руководитель заполнен в документе.
• По умолчанию: подставляется во все документы, в которых реквизит Руководитель не заполнен. 
• По умолчанию для всех документов при наличии зеленой галочки напротив пункта Руководитель (по умолчанию), даже если реквизит Руководитель заполнен в документе.

Настройте Параметры выгрузки документов, если необходимо:

Соответствия типов документов можно настроить:

• По умолчанию: Параметры выгрузки документов→Соответствия типов документов→клик правой кнопкой мыши по полю Тип документа→Заполнить значениями по умолчанию.
• Вручную, если нужно добавить соответствие, которого нет в значениях по умолчанию: Параметры выгрузки документов→Соответствие типов документов→клик правой кнопкой мыши по полю Тип документа портала→Добавить→выберите Тип документа портала→выберите Место крепления файла в 1С→впишите Маску имени файла. 

Место крепления файлов - это то кадровое мероприятие 1С, к которому будет прикреплена печатная форма документа.

Маска имени файла - это уникальное сочетание символов, слово или словосочетание, которое есть в названии соответствующей печатной формы документа 1С. Например, только Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком содержит словосочетание “за ребенком”, его и следует вписать в Маску имени файла. Также для коротких названий в Маску имени файла можно вписать полное наименование документа. Например, Трудовой договор в названии содержит всего два слова, поэтому в Маску имени файла вписано полное наименование документа “трудовой договор”. 

Настройте Соответствие типов документов по умолчанию:

Настройте Соответствие типов документов вручную:

Назначьте индивидуальный маршрут подписания для каждого типа документов, если это необходимо:

Задайте параметры выгрузки сотрудников

Настраиваются только в том случае, если сотрудник еще не был приглашен на портал. 

При выгрузке документов для сотрудников, которые еще не были приглашены на портал, можно:

• Отправить документы со статусом Черновик.
• Отправить документы со статусом Руководитель первый, если все последующие участники маршрута приняли приглашение на портал. 
• Пригласить сотрудника на портал и выбрать Канал приглашения, на который сотрудник будет получать уведомления о новом документе, и канал подписания, на который сотрудник будет получать одноразовый Код подписания УНЭП.

Таким образом вместе с выгруженными документами в HRlink будут переданы новые сотрудники, которые смогут принять приглашение, выпустить УНЭП и приступить к подписанию Документов. 

❗Отправка SMS кодов для УНЭП происходит только на мобильный телефон или электронную почту, поэтому при передаче сотрудника, у которого в карточке указан городской номер телефона, появится ошибка. Чтобы ошибка не возникала, стоит отметить галочкой только Мобильный телефон.

Если при передаче данных возникла ошибка, необходимо сразу же после ее возникновения выгрузить лог и направить его в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru.

В этой инструкции мы покажем как работает формирование документов и их выгрузка из 1С на портал HR-Link.