|
Выберите тип Заявления для редактирования. Для этого кликните на его название.
Основное
Название
Переименуйте тип Заявления, если это необходимо. Сотрудник будет выбирать из выпадающего списка нужный тип заявления по его названию, поэтому здесь следует указывать название, которое будет упрощать сотруднику поиск
Код классификатора Минтруда
Присвойте код классификатора Минтруда. Для поиска нужного кода, начните вводить ключевое слово. Если поиск не дал результатов, то выберите код 12.999 Иные документы
Активный/Неактивный
Активируйте Заявления. Сотрудник при подаче будет видеть только активные типы Заявлений. Если Заявление необходимо скрыть от Сотрудников, то сдвиньте ползунок к серому значению в положение Неактивный
Видимость и маршрут согласования
Маршрут согласования по умолчанию
Назначьте Заявлению Маршрут согласования по умолчанию. Выбранный маршрут согласования будет работать для тех отделов и юрлиц, которым не назначен свой специальный маршрут
Чтобы выбрать маршрут согласования по умолчанию:
- Выберите подходящий маршрут из выпадающего списка.
- Нажмите Сохранить.
В HRlink есть следующие стандартные маршруты:
- Согласующий - Кадровик
- Только Кадровик
- Кадровик - Согласующий - Кадровик
- Согласующий 1 - Согласующий 2 - Кадровик
- Руководитель отдела - Кадровик
- Руководитель отдела - Вышестоящий руководитель - Кадровик
- Кадровик - Руководитель отдела - Кадровик
Особенности стандартных маршрутов Заявлений:
- Согласующий всегда выбираемый. Заявитель может выбрать Согласующего по ФИО на этапе подачи Заявления
- Руководитель отдела Заявителя и Вышестоящий руководитель определяются автоматически на этапе подачи заявления, если они назначены в справочнике отделов HRLink
- Любой маршрут можно привязать к типу Заявления
- Произвольное количество участников можно добавить к Согласующему в следующих стандартных маршрутах:
1. Согласующий - Кадровик.
2. Кадровик - Согласующий - Кадровик
- Оттиски в стандартных маршрутах в печатной форме Заявления будут отображаться для действий:
1. Подписано.
2. Согласовано.
Настройка маршрутов согласования для отделов и юрлиц
Заявителям из разных отделов можно назначить применение разных маршрутов для согласования заявления, либо поменять здесь маршрут только для тех отделов, где он должен отличаться от маршрута по умолчанию.
Настройки видимости Заявления для отделов и юрлиц
Настройте видимость согласования для определенных отделов и юрлиц, если это необходимо. Заявление смогут подать Сотрудники только тех отелов и юрлиц, которые выбраны здесь при помощи галочки. Если Заявление должны видеть все сотрудники, авторизованные на портале, то поставьте здесь все галочки
Дочерние отделы:
- Наследуют маршрут от родительского отдела при добавлении нового отдела
- Наследуют маршрут от нового родительского отдела при переносе дочернего отдела в другой родительский отдел
- Могут быть настроены вручную и не зависеть от родительского отдела
Для настройки видимости типов заявлений:
- При необходимости, воспользуйтесь текстовым поиском отдела или фильтром юрлиц
- Уберите галочки для тех отделов, которым необходимо отключить видимость Заявлений данного типа
- Для сохранения настроек на данном этапе, нажмите на кнопку Сохранить
По умолчанию все типы Заявлений доступны для всех отделов и всех юрлиц портала.
Кадровик может редактировать видимость только для тех юрлиц и отделов, на которые у него есть права. Если у Кадровика нет прав на отделы и юрлица, то чек-боксы настроек таких отделов будут заблокированы Кадровик будет видеть серую галочку, которую он не сможет снять.
Если сотрудник оформлен в двух разных отделах по совместительству, то при подаче Заявления он сможет увидеть доступные типы Заявлений, когда выберет, должность, от которой он подает Заявление.
Если сотрудник пытается подать недоступное ему Заявление по API, появится следующая ошибка: “Тип заявления недоступен для отдела сотрудника“.
Сотрудникам без отдела будут доступны все типы заявлений независимо от настроек
Пользовательские поля
Здесь отображаются пользовательские поля, которые характерны для данного типа заявления.
Дата события
Для каждого типа Заявления можно выбрать дату события. Например, для Заявления на отпуск в качестве даты события, обычно выбирают дату начала отпуска. Дата события может быть использована в 1С при настройке соответствия полей заявлений и документов для автоматического создания приказов. Подробнее об этом мы рассказывает в отдельной инструкции, посвященной Модулю интеграции
Для настройки отображения даты события:
- Перейдите в пользовательские поля и сдвиньте ползунок Дата события
- Нажмите Сохранить.
Если у заявления несколько пользовательских полей с типом "Дата", выбрать в качестве даты события можно только одну.
Активация и сохранение настройки отображение Даты события:
Выполните вышеописанные действия для всех типов Заявлений, где это необходимо. После выбора даты события, Заявления с активированной настройкой можно будет найти через соответствующий фильтр в реестре заявлений.
Дата события будет отражаться только в тех Заявлениях, которые были поданы после выбора даты события.
Фильтр по дате события в реестре Заявлений:
Поиск Заявлений по Дате события или диапазону дат:
Файл шаблона
Общий файл шаблона для всех юрлиц
Эта возможность упрощает работу с шаблонами заявлений и позволяет загружать один общий шаблон заявления вместо нескольких разных шаблонов для каждого юрлица.
Загрузите общий файл шаблона печатной формы Заявления. Для Стандартных шаблонов заявлений, выберите соответствующий файл шаблона, который вы скачали по ссылке из инструкции. Общий файл шаблона Заявления будет применен ко всем юрлицам, которые есть на вашем портале.
Для использования Единой печатной формы заявления, у каждого юрлица нужно назначить руководителя, которому подается заявление
Для назначения руководителей для юрлиц:
- Перейдите в Справочники→Юрлица и откройте карточку компании.
- Введите в дательном падеже в соответствующие поля Фамилию, Имя, Отчество и Должность руководителя, которому подается заявление.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Последовательно выполните вышеописанные действия для всех юрлиц.
После выполнения этой настройки ФИО и должность адресата будут автоматически подставляться в шаблон в зависимости от юрлица заявителя
Если ранее вы использовали шаблоны для юрлиц, то перед переходом на единую печатную форму заявления рекомендуем:
- Сохранить шаблоны для юрлиц перед их удалением на случай, если переход на единую форму заявления по каким-то причинам вам не подойдет.
- Потренироваться на тестовом типе заявления.
Если ранее Вы использовали свои шаблоны для юрлиц, то для перехода на единую печатную форму заявления выполните следующие шаги:
- Назначьте руководителей для юрлиц, как мы описывали ранее
- Удалите все Файлы шаблонов для юрлиц из настроек типа Заявления
- Подготовьте Общий файл шаблона Заявления, в шапке которого указаны системные поля, такие как: Должность Адресата, Наименование ЮЛ, ФИО Адресата, ФИО Сотрудника, Должность Сотрудника, Подразделение/отдел Сотрудника, и загрузите Общий файл шаблона в настройках Заявления: Справочники→Заявления→Общий файл шаблона→Заменить файл шаблона и нажмите Сохранить.
Индивидуальные шаблоны для юрлиц
Мы рекомендуем использовать Общий файл шаблона для всех юрлиц, но вы можете загрузить свой шаблон для каждого юрлица, если это необходимо. Например, в том случае, если в юрлицах отличаются не только ФИО и должность адресата, но и поля шаблона.
Для того, чтобы назначить разные шаблоны Заявлений на разные юрлица:
- В разделе Индивидуальные шаблоны для юрлиц нажмите на кнопку +Добавить и выберите из выпадающего списка юрлицо, которому хотите назначить индивидуальный шаблон.
- Рядом с появившимся юрлицом нажмите на кнопку Загрузить файл и выберите нужный шаблон Заявления на своём компьютере и нажмите Сохранить.
Вы можете последовательно добавлять разные файлы шаблонов Заявления для разных юрлиц. Для этого повторите все вышеописанные действия для всех юрлиц, которым необходимо назначить свой шаблон.