Краткая инструкция
Для выпуска УНЭП выполните следующие действия:
- Зайдите в карточку сотрудника, для которого необходимо выпустить УНЭП
- Убедитесь, что сотрудник приглашен в HRlink и принял приглашение. У приглашенного сотрудника отображается зеленая галочка напротив одного из каналов связи
- В разделе Сертификаты выберите Выпустить подпись напротив нужного вида УНЭП: очная идентификация или удаленная идентификация
- В открывшемся окне проверьте персональные данные сотрудника и внесите недостающие данные
- Нажмите на кнопку Выпустить
Выпуск УНЭП сотруднику
- Краткая инструкция
- Выпуск УНЭП сотруднику
Описание
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это электронный аналог собственноручной подписи. В HRlink УНЭП используется сотрудниками для подписания кадровых документов и заявлений и для ознакомления под роспись с ЛНА.
В HRlink можно выпустить УНЭП с:
- Очной идентификацией. Применяется в том случае, если идентификация проводится при личном присутствии сотрудника
Удаленной идентификацией. Применяется в том случае, если идентификация проводится дистанционно, с помощью ЕСИА сотрудника
Особенности
Предварительные условия для выпуска УНЭП
Способы выпуска УНЭП
Выпуск УНЭП при передаче сотрудников из 1С
Если у Вас настроена интеграция, то Вы можете выпустить УНЭП при передаче сотрудника из 1С.
Выпуск УНЭП из карточки сотрудника
Для выпуска УНЭП в HRlink:
- Зайдите в карточку сотрудника, которому необходимо выпустить УНЭП. Для поиска сотрудников с подтвержденным каналом связи в реестре Сотрудники выберите для фильтра Каналы уведомлений>значение Любой; для фильтра ЭЦП>значение Нет
- В разделе Сертификаты выберите Выпустить подпись напротив нужного вида УНЭП: очная идентификация или удаленная идентификация
- В открывшемся окне проверьте персональные данные сотрудника и нажмите кнопку Выпустить
Массовый выпуск УНЭП из реестра «Сотрудники» вместе с отправкой приглашения
Вместе с приглашением можно подключить сотрудникам ЭП.
- В реестре Сотрудники выберите при помощи тех сотрудников, которые еще не были приглашены на портал и нажмите на кнопку + Пригласить
- Во всплывающем окне выберите канал отправки приглашения, способ идентификации и вид ЭП, который хотите подключить сотруднику и нажмите на кнопку Пригласить
Статус выпуска УНЭП
Статус выпуска УНЭП можно отслеживать в карточке сотрудника. Статус будет последовательно обновляться.
| Статус | Значение |
|---|---|
| На подтверждении | Заявка отправлена в личный кабинет сотрудника и ожидает его подписания |
| В обработке | Сотрудник подписал заявление, заявка отправлена в УЦ |
| На проверке | УНЭП выпущен УЦ, сертификат отправлен в личный кабинет сотрудника и ожидает его подтверждения |
| Выдан | Сотрудник может использовать УНЭП для подписания документов |
Успешный выпуск УНЭП
Если все предыдущие шаги выполнены правильно, то в карточке сотрудника появится статус выпуска УНЭП изменится на «Выдан». Теперь сотрудник может подписывать документы и заявления и ознакамливаться под роспись с ЛНА при помощи УНЭП.
Ошибки при выпуске УНЭП
Возможные ошибки и способы их исправления
| Ошибка | Решение |
|---|---|
| Стоп-лист | Физлицо находится в Стоп-листе ФНС. Если такая ошибка возникла, обратитесь в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru |
| Ошибка в данных СНИЛС/ИНН | Исправьте данные СНИЛС/ИНН и отправьте заявку повторно |
| Отклонено сотрудником | Сотрудник отклонил заявку на выпуск УНЭП. Свяжитесь с сотрудником, отклонившим заявку |
| Ошибка в данных заявки | Сотрудник может отклонить заявку, если обнаружит ошибку в персональных данных. Отредактируйте персональные данные и отправить заявку повторно |
Повторная подача заявки на выпуск УНЭП в случае ошибки
Для просмотра ошибки и повторной подачи заявки на УНЭП:
- Откройте карточку сотрудника и нажмите кнопку Выпустить подпис
Поиск отклонённых заявок в реестре «Сотрудники»
Отклоненные заявки на УНЭП можно найти в реестре сотрудников по фильтру ЭЦП: УНЭП отклонён
Автоматический перевыпуск УНЭП
| Причина | Особенности |
|---|---|
| Изменение ФИО сотрудника | Заявка сформируется автоматически, если после обновления данных сотрудника изменятся его фамилия, имя или отчество. Заявка не сформируется автоматически, если у этого сотрудника уже была заявка на перевыпуск в связи с изменением ФИО менее 30 дней назад. |
| Окончание срока действия сертификата | Заявка сформируется автоматически, если до окончания срока действия сертификата осталось менее 5 дней При перевыпуске будет сформирована заявка с тем же типом идентификации, что и предыдущая. |