Краткая инструкция
Добавление гибкого маршрута документов
Роли, которые могут добавлять маршруты на портал
Администратор, Кадровик
Описание
О маршрутах в HRlink
Маршруты в HRlink используются для автоматизации процесса согласования кадровых документов и определяют:
- Состав участников согласования документа
- Порядок согласования документа
О гибких маршрутах
Гибкие маршруты документов нужны, если документ:
- Имеет несколько этапов согласования
- Должен содержать подписи разных сотрудников
В гибком маршруте документов можно настроить:
- Количество этапов согласования/подписания
- Состав участников каждого этапа
- Условия завершения этапа согласования/подписания
Пример гибкого маршрута
Например, если по регламенту организации документ о премировании сотрудника проходит три этапа согласования, то для такого процесса согласования необходимо добавить соответствующий гибкий маршрут в HRlink
| Этапы согласования в организации | Этапы гибкого маршрута в HRlink | |
| Этап 1 | Финансовый контролёр согласовывает документ | Один из финансовых контролёров организации согласовывает документ доступным ему видом подписи > Документ автоматически отправляется на подпись Руководителю |
| Этап 2 | Руководитель подписывает документ | Руководитель подписывает документ при помощи УКЭП > Документ автоматически отправляется на подпись Сотруднику |
| Этап 3 | Сотрудник подписывает документ | Сотрудник подписывает документ при помощи УНЭП > Документооборот завершён |
Совет
Особенности гибких маршрутов документов
Предварительное условие добавления нового маршрута
Процесс добавления гибкого маршрута
Заполнение Таблицы
В таблице обязательные для заполнения поля расположены на желтом фоне, необязательные – на сером фоне.
| Поле таблицы | Пояснение |
| Название маршрута | Кадровики будут выбирать маршрут по названию, которое Вы указали в таблице. Рекомендуем в качестве названия маршрута используйте последовательность этапов, а не название процесса. Например, «Финансовый контролёр>Руководитель>Сотрудник». Так один и тот же маршрут можно будет использовать для разных процессов |
| Тип получателя | Выберите из выпадающего списка. Получатель не подписывает документ, но может просмотреть его, получит уведомление о завершении Маршрута и сможет выгрузить архив документооборота. |
Тип получателя
Привязка к юрлицу
Оставьте поле пустым, если у вас одно юрлицо или маршрут нужен для всех юрлиц.
Название участника
Впишите название участника Маршрута, если хотите видеть в Маршруте должность участника. Например, финансовый контролер. Или оставьте поле пустым, если вам подходят стандартные названия участников: подписант, согласующий. Если в Типе участника выбран Руководитель или Сотрудник, то название участника изменить нельзя.
Тип участника
Выберите из выпадающего списка:
- Сотрудник – это работник организации, который наряду с Руководителем (представителем ЮЛ) является стороной подписания Документа
- Руководитель (представить ЮЛ) – согласующий представитель работодателя.
- Фиксированный – участник, которого нельзя будет изменить в HRlink при подаче Заявления. В соседнее поле вставьте ссылку на карточку сотрудника в HRlink, если участник фиксированный. Ссылку можно скопировать из браузера в тот момент, когда в нём открыта карточка сотрудника
- Выбираемый – сотрудник организации, которого можно выбрать в HRlink на этапе запуска Документа по Маршруту. Так в HRlink при запуске Документа по Маршруту кадровик может добавить одного сотрудника в Маршрут, даже если он не был указан в Таблице
- Произвольное количество – позволяет добавлять участника/участников Этапа в HRlink на этапе запуска Документа по Маршруту. Используется в том случае, если в одном и том же Маршруте могут участвовать разные работники организации. Так в HRlink при запуске Документа по Маршруту кадровик может добавить любое количество сотрудников в Маршрут, даже если они не были указаны в Таблице
Действие
Отобразится в оттиске печатной формы документа. Выберите из выпадающего списка:
- Подписать. Обычно документ подписывают стороны трудовых отношений: Руководитель (Подписант ЮЛ) и Сотрудник, для которого был сформирован документ
- Согласовать. Это действие обычно выполняют те участники маршрута, которые не являются сторонами трудовых отношений
Условие завершения этапа
Выберите из выпадающего списка:
- Все участники подписали/согласовали
- Один из участников подписал/согласовал
Вид ЭП
Выберите из выпадающего списка или оставьте поле пустым. Сверьтесь с таблицей для правильного выбора вида Электронной Подписи.
Результат добавления гибкого маршрута
Если все предыдущие шаги были выполнены верно, то:
- Служба заботы о клиентах на основе данных из таблицы:
- Добавит новый маршрут в HRlink:
