Краткая инструкция

Добавление гибкого маршрута документов

Роли, которые могут добавлять маршруты на портал 

Администратор, Кадровик 

Описание

О маршрутах в HRlink

Маршруты в HRlink используются для автоматизации процесса согласования кадровых документов и определяют:

• Состав участников согласования документа
• Порядок согласования документа  

Описание гибких маршрутов

Гибкие маршруты нужны, если Документ:

• Имеет несколько этапов согласования
• Должен содержать подписи разных сотрудников

В Маршруте можно настроить:

• Количество этапов согласования/подписания
• Список участников каждого этапа
• Условия завершения этапа согласования/подписания

Например, документ о премировании сотрудника проходит по гибкому маршруту в три этапа: Финансовым контролёром согласовывает документ доступным ему видом подписи>Руководить подписывает документ при помощи УКЭП>Сотрудник подписывает документ доступным ему видом подписи

Совет

Особенности стандартных маршрутов документов

Предварительное условие

Последовательность шаговРедактировать

Для выполнения действия необходимо: 

1. Шаг один+скриншот
2. Шаг два+скриншот
3. Шаг три+скриншот

Результат (успех)Редактировать

Если все предыдущие шаги были выполнены верно, то в результате ... успех 

Возможные ошибки и решенияРедактировать

Стандартные маршруты Документов

В HRlink предустановлены следующие стандартные маршруты:

• Руководитель первый. Маршрут, в котором Документ попадает на подпись сначала к Руководителю (представителю ЮЛ), а после того, как Руководитель его подписал при помощи УКЭП, документ уходит на подпись к Сотруднику
• Сотрудник первый. Маршрут, в котором Документ сначала подписывает Сотрудник, затем подписывает Руководитель (представитель ЮЛ) при помощи УКЭП
• Только Сотрудник. Маршрут, в котором Документ подписывает только Сотрудник
• Только Руководитель. Маршрут, в котором Документ подписывает только Руководитель (представить ЮЛ) при помощи УКЭП
• На ознакомление. Маршрут, для завершения которого не требуется подпись участника. Так, после отправки Документа на ознакомление, Документ сразу перейдет в статус «Завершен»

Гибкие маршруты Документов

Если среди стандартных Маршрутов вы не нашли подходящий, то можно настроить Гибкие маршруты Документов.

Гибкие маршруты нужны, если Документ:

• Имеет несколько этапов согласования
• Должен содержать подписи разных сотрудников

В Маршруте можно настроить:

• Количество этапов согласования/подписания
• Список участников каждого этапа
• Условия завершения этапа согласования/подписания

Например, Документ о премировании сотрудника проходит по Гибкому маршруту в три этапа:

• Согласование Документа финансовым контролером
• Подписание Документа Руководителем (представителем ЮЛ)
• Подписание документа Сотрудником

Создание заявки на гибкий маршрут

Для добавления гибкого маршрута Документа:

• Заполните таблицу
• Отправьте таблицу в службу заботы о клиентах

Заполнение Таблицы 

В таблице обязательные для заполнения поля расположены на желтом фоне, необязательные – на сером фоне.

Название маршрута

Озаглавьте Маршрут так, как он будет отображаться в HRlink.

Тип получателя

Выберите из выпадающего списка. Получатель не подписывает документ, но может просмотреть его, получит уведомление о завершении Маршрута и сможет выгрузить архив документооборота.

Привязка к юрлицу

Оставьте поле пустым, если у вас одно юрлицо или маршрут нужен для всех юрлиц. 

Название участника

Впишите название участника Маршрута, если хотите видеть в Маршруте должность участника. Например, финансовый контролер. Или оставьте поле пустым, если вам подходят стандартные названия участников: подписант, согласующий. Если в Типе участника выбран Руководитель или Сотрудник, то название участника изменить нельзя. 

Тип участника

Выберите из выпадающего списка:

• Сотрудник – это работник организации, который наряду с Руководителем (представителем ЮЛ) является стороной подписания Документа 
• Руководитель (представить ЮЛ) – согласующий представитель работодателя.
• Фиксированный – участник, которого нельзя будет изменить в HRlink при подаче Заявления. В соседнее поле вставьте ссылку на карточку сотрудника в HRlink, если участник фиксированный. Ссылку можно скопировать из браузера в тот момент, когда в нём открыта карточка сотрудника
• Выбираемый – сотрудник организации, которого можно выбрать в HRlink на этапе запуска Документа по Маршруту. Так в HRlink при запуске Документа по Маршруту кадровик может добавить одного сотрудника в Маршрут, даже если он не был указан в Таблице
• Произвольное количество – позволяет добавлять участника/участников Этапа в HRlink на этапе запуска Документа по Маршруту. Используется в том случае, если в одном и том же Маршруте могут участвовать разные работники организации. Так в HRlink при запуске Документа по Маршруту кадровик может добавить любое количество сотрудников в Маршрут, даже если они не были указаны в Таблице

Действие 

Отобразится в оттиске печатной формы документа. Выберите из выпадающего списка: 

• Подписать. Обычно документ подписывают стороны трудовых отношений: Руководитель (Подписант ЮЛ) и Сотрудник, для которого был сформирован документ
• Согласовать. Это действие обычно выполняют те участники маршрута, которые не являются сторонами трудовых отношений

Условие завершения этапа

Выберите из выпадающего списка:

• Все участники подписали/согласовали 
• Один из участников подписал/согласовал

Вид ЭП

Выберите из выпадающего списка или оставьте поле пустым. Сверьтесь с таблицей для правильного выбора вида Электронной Подписи. 

Результат добавления маршрута

Как Маршрут выглядит в Таблице:

Как маршрут выглядит в HRlink: