Загрузить документ

Версия 75.1 от HRlink на 30.05.2025
Предупреждение: Из соображений безопасности документ отображается в ограниченном режиме, поскольку это не текущая версия. Из-за этого могут быть расхождения и ошибки.

Краткая инструкция

Для загрузки нового документа: 

  1. Перейдите в Документы 
  2. Нажмите на кнопку Загрузить документ 
  3. Выберите файлы и нажмите кнопку Далее. Если Вы выберите несколько файлов, то каждый из них будет создан, как отдельный документ
  4. Задайте все необходимые параметры. Если Вы загрузили более обного документа, то в разделе «Групповое редактирование» можно задать общие параметры для всех документов, а ниже, в разделе «Группа документов» задать индивидуальные параметры каждого документа. Нажмите на кнопку Загрузить
  5. Нажмите на кнопку Реестр документов

Загруженные документы в статусе «Черновик» отобразятся в верхних строках реестра

Перейти к подробной инструкции

Загрузка документа

 

Роли, которым доступно действие

Администратор, Кадровик, Делопроизводитель

Описание

Через загрузку документа можно инициировать процесс подписания и согласования любых документов. Например, приказов, распоряжений, табелей учета рабочего времени, трудовых договоров, дополнительных соглашений и других документов, которые необходимы для ведения кадровой документации.

Для загрузки локальных нормативных актов мы рекомендуем использовать раздел ЛНА

Совет

   Экономьте время при загрузке документов:

  • Если нужно загрузить более одного документа, то выбирайте сразу несколько файлов при загрузке документа и используйте «Групповое редактирование» 
  • Добавляйте в однотипные документы сразу несколько сотрудников

Процесс загрузки документа

Предварительные условия

  Подготовьте документ, который соответствует следующим условиям:

  • Форматы документа: .pdf, .doc, .docx, .xlsx, .rtf, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .tiff.
  • Максимально допустимый размер файла: 300 мб

Загрузка подготовленного файла

  • Перейдите в Документы нажмите кнопку Загрузить документ1724916405603-128.png
  • В открывшемся окне нажмите на кнопку Выберите файлы1724917030971-636. Загрузить документ.png
  • Если Вы выберите несколько файлов, то каждый из них будет создан, как отдельный документ1724917973053-358. Загрузить документ.png
  • Когда документ или документы будут загружены, нажмите кнопку Далее1724918109298-641. Загрузить документ.png 

Заполнение параметров документа

  • Заполните следующие поля:
ПолеОписание
№ Необязательное. Введите номер документа. Если номера у документа нет, то поле не заполняется
ТипОбязательное. Выберите нужный тип документа из выпадающего списка. Для поиска нужного типа документа начните вводить его название. Выпадающий список будет корректироваться, согласно введенному значению.
ДатаОбязательное. Выберите нужную дату во встроенном календаре. Вы можете выбрать любую дату, которая соответствует загружаемому документу
ЮрлицоОбязательное. Если на портале более одного юрлица, то выберите юрлицо из выпадающего списка. Если на портале много юрлиц, то для поиска нужного юрлица начните вводить его название
Маршрут

Обязательное. Маршрут определяет порядок подписания документа. Выберите маршрут из выпадающего списка. По умолчанию в HRlink предустановлены следующие маршруты для подписания документов: 

  • Для документов, которые должны быть подписаны двумя сторонами трудовых отношений: 
    • Руководитель первый Документ отправляется на подпись к Руководителю>Руководитель подписывает документ при помощи УКЭП>Документ отправляется на подпись к Сотруднику>Сотрудник подписывает документ доступным ему видом подписи>Документооборот завершён
    • Сотрудник первый Документ отправляется на подпись к Сотруднику>Сотрудник подписывает документ доступным ему видом подписи>Документ отправляется на подпись к Руководителю>Руководитель подписывает документ при помощи УКЭП>Документооборот завершён
  • Для документов, которые должны быть подписаны одной стороной трудовых отношений: 
    • Только сотрудникДокумент отправляется на подпись к Сотруднику>Сотрудник подписывает документ доступным ему видом подписи>Документооборот завершён
    • Только руководительДокумент отправляется на подпись к Руководителю>Руководитель подписывает документ при помощи УКЭП>Документооборот завершён
  • Для документов, которые отправляются сотруднику на ознакомление и не требуют подписания: 
    • На ознакомление Документ отправляется в статусе "Завершён" Сотруднику >Документооборот завершён

В выпадающем списке могут быть гибкие маршруты документов, которые были добавлены на портал по заявке

При необходимости настройте маршрут по инструкции 

СотрудникОбязательное, если выбран маршрут, в котором есть Сотрудник. Выберите сотрудника или сотрудников из выпадающего списка. Для поиска нужного сотрудника начните вводить его ФИО. Выпадающий список будет корректироваться, согласно введенному значению
РуководительОбязательное, если выбран маршрут с Руководителем. Выберите руководителя из выпадающего списка
  • Если Вы загрузили несколько документов, то заполните параметры для каждого документа или используйте «Групповое редактирование»1724919434323-179. Загрузка документа.png
  • После того, как все параметры будут заполнены нажмите на кнопку Загрузить 1724919564649-814. Загрузить документ.png

  • Нажмите на кнопку Реестр документов

    1724920214019-294. Загрузить документ.png

    Результат загрузки документов

    Загруженные документы в статусе «Черновик» отобразятся в верхних строках реестра1724922838522-934. Загрузить документ.png

Вы можете выбрать документы при помощи    и  выбрать в интерактивном меню действие, которое необходимо выполнить: 

Отправить на подписьЕсли все параметры заполнены верно, то отправьте документы на подпись
Редактировать Если Вы заметили ошибку в параметрах документа или хотите добавить к документу сотрудников, то отредактируйте документы перед отправкой

1724923276914-308. Загрузить документ.png

Групповое редактирование нескольких документов

Процесс редактирования нескольких документов

Редактирование доступно только при загрузке документов и для документов в статусе «Черновик»

  • Если у группы документов есть общие параметры, то задайте их в блоке «Групповое редактирование». Например, если группа документов загружается для одного юрлица с общим маршрутов и руководителем1724921262824-999. Загрузить документ.png
  • В блоке «Группа документов» задайте индивидуальные параметры каждого документа. Например, если каждому документы нужно назначать свой тип и номер 1724921661341-658. Загрузить документ.png

Результат группового редактирования документов

Документы будут сохранены в реестре с новыми параметрами

Дальнейшие действия

Добавьте к документу сотрудников или отправьте загруженные документы на подпись

 Не удалось выполнить макрос [velocity]. Причина: [The execution of the [velocity] script macro is not allowed in [xwiki:Main.Кадровик.Документы.Загрузить документ .WebHome]. Check the rights of its last author or the parameters if it's rendered from another script.]. Нажмите на это сообщение для получения подробной информации.

$xwiki.saveDocument($likesDoc)

0 Нравится статья? 
document.addEventListener('DOMContentLoaded', function () {
const key = "Main.Кадровик.Документы.Загрузить документ .WebHome";
const likeButton = document.getElementById('like-button');
const likeCount = document.getElementById('like-count');

function setCookie(name, value, days) {
const d = new Date();
d.setTime(d.getTime() + (days*24*60*60*1000));
document.cookie = name + "=" + value + "; expires=" + d.toUTCString() + "; path=/";
}

function getCookie(name) {
const value = `; ${document.cookie}`;
const parts = value.split(`; ${name}=`);
if (parts.length === 2) return parts.pop().split(';').shift();
}

if (getCookie("liked-" + key) === "true") {
likeButton.disabled = true;
likeButton.style.opacity = 0.6;
}

likeButton.addEventListener('click', function () {
if (getCookie("liked-" + key) !== "true") {
fetch(location.href, {
method: 'POST',
headers: { 'Content-Type': 'application/x-www-form-urlencoded' },
body: 'like=1&xredirect=' + encodeURIComponent(window.location.pathname)
}).then(() => {
let current = parseInt(likeCount.innerText);
likeCount.innerText = current + 1;
setCookie("liked-" + key, "true", 365);
likeButton.disabled = true;
likeButton.style.opacity = 0.6;
});
}
});
});