@Добавить гибкий маршрут документов
Краткая инструкция
Добавление гибкого маршрута документов
Loading the video player...
|
Роли, которые могут добавлять маршруты на портал
Администратор, Кадровик
Описание
О маршрутах в HRlink
Маршруты в HRlink используются для автоматизации процесса согласования кадровых документов и определяют:
- Состав участников согласования документа
- Порядок согласования документа
О гибких маршрутах
Гибкие маршруты документов нужны, если документ:
- Имеет несколько этапов согласования
- Должен содержать подписи разных сотрудников
В гибком маршруте документов можно настроить:
- Количество этапов согласования/подписания
- Состав участников каждого этапа
- Условия завершения этапа согласования/подписания
Пример гибкого маршрута
Например, если по регламенту организации документ о премировании сотрудника проходит три этапа согласования, то для такого процесса согласования необходимо добавить соответствующий гибкий маршрут в HRlink
| Этапы согласования в организации | Этапы гибкого маршрута в HRlink | |
| Этап 1 | Финансовый контролёр согласовывает документ | Один из финансовых контролёров организации согласовывает документ доступным ему видом подписи > Документ автоматически отправляется на подпись Руководителю |
| Этап 2 | Руководитель подписывает документ | Руководитель подписывает документ при помощи УКЭП > Документ автоматически отправляется на подпись Сотруднику |
| Этап 3 | Сотрудник подписывает документ | Сотрудник подписывает документ при помощи УНЭП > Документооборот завершён |
Совет
Особенности гибких маршрутов документов
Участники маршрута могут быть фиксированными и выбираемыми
| Фиксированный участник | Участник маршрута зафиксирован в настройках маршрута. Кадровики не смогут поменять фиксированного участника в параметрах маршрута при загрузке документа в HRlink |
| Выбираемый участник | Участник маршрута не зафиксирован в настройках маршрута. Кадровики смогут сами выбрать участника по ФИО из списка сотрудников в параметрах маршрута при загрузке документа в HRlink |
Участники маршрута, их действия и доступные им виды электронной подписи
| Вид подписи | Участники трудовых отношений | Другие участники маршрута | |||
| Подписывают | Согласовывают | ||||
| Руководитель (Представитель юрлица) | Сотрудник | Фиксированный | Выбираемый | Произвольное количество (выбираемых участников) | |
| УНЭП | |||||
| УКЭП | |||||
| ПЭП Госуслуги (ПРР) | |||||
| Госключ | |||||
| ПЭП HRlink | |||||
Получатели (завершенного документооборота)
- Тоже бывают фиксированными или выбираемыми
- Не участвуют в процессе согласования документа
- Получают Документ в статусе "Завершён", когда все участники маршрута выполнят свои действия с документом
Предварительное условие добавления нового маршрута
Процесс добавления гибкого маршрута
Заполнение Таблицы
Скачайте таблицу по ссылке
Общие сведения о маршруте
Заполните общие сведения о маршруте в левом верхнем углу таблицы:
| Поле таблицы | Пояснение |
Название маршрута (обязательное) | Кадровики будут выбирать маршрут по названию, которое Вы указали в таблице. Рекомендуем в качестве названия маршрута указывать последовательность этапов, а не название процесса. Например, «Финансовый контролёр>Руководитель>Сотрудник». Так один и тот же маршрут можно будет использовать для разных процессов |
Тип получателя (необязательное) | Выберите один вариант из выпадающего списка. Получатель не участвует в процессе согласования документа, но сможет просмотреть документ, когда все участники маршрута выполнят свои действия, получит уведомление о завершенном документооброте и сможет скачать его архив |
Привязка к юрлицу (необязательное) | Вы можете привязать маршрут к определенному юрлицу. Оставьте поле пустым, если у вас одно юрлицо или маршрут нужен для всех юрлиц |
Разделение процесса согласования на этапы
Обратите внимание, что в таблице есть разделение на этапы.
Этапы определяют последовательность отправки документа на подпись. Например, если на первом этапе документ должен согласовать финансовый контролёр, то участники следующего этапа не получат уведомление и не увидят документ у себя в реестре до тех пор, пока финансовый контролёр не согласует документ.
Определите, количество этапов согласования и состав участников каждого этапа и последовательно добавьте участников к каждому этапу
| Поле таблицы | Пояснение | |
Название участника (необязательное) | Заполните это поле, если Вы хотите видеть в маршруте должность участника. Например, «финансовый контролёр». Или оставьте поле пустым, если Вам подходят стандартные названия участников: «Подписант», «Согласующий». Если в типе участника выбран Руководитель или Сотрудник, то название участника изменить нельзя | |
Тип участника (обязательное) | Сотрудник | Является стороной трудовых отношений и стороной подписания документа, наряду с Руководителем (представителем ЮЛ) |
| Руководитель | Является стороной трудовых отношений и стороной подписания документа, наряду с Сотрудником. В качестве руководителя может выступать согласующий представитель работодателя, на которого выдана МЧД | |
| Фиксированный | Участник будет зафиксирован в настройках маршрута и такого участника нельзя будет заменить в HRlink. В соседнее поле вставьте ссылку на карточку сотрудника, которого нужно зафиксировать на этапе маршрута. Ссылку можно скопировать из браузера в тот момент, когда в нём открыта карточка сотрудника | |
| Выбираемый | Если участник не зафиксирован в настройках маршрута, то кадровики смогут сами выбрать участника по ФИО из списка сотрудников в параметрах маршрута при загрузке документа в HRlink | |
| Произвольное количество | Это любое количество выбираемых участников, которые кадровики смогут добавлять в параметрах маршрута при загрузке документа в HRlink | |
Действие (обязательное) | Подписать | Обычно документ подписывают стороны трудовых отношений: Руководитель (Подписант ЮЛ) и Сотрудник, для которого был сформирован документ, но Вы можете выбрать, как действие участника будет отображаться в оттиске печатной формы документа |
| Согласовать | Это действие обычно выполняют те участники маршрута, которые не являются сторонами трудовых отношений, но Вы можете выбрать, как действие участника будет отображаться в оттиске печатной формы документа | |
Условие завершения этапа (обязательное) | Все участники подписали/согласовали | Если выбрать это условие, то документ будет отправлен на подпись участникам следующего этапа, когда все участники этого этапа согласуют или подпишут документ |
| Один из участников подписал/согласовал | Если выбрать это условие, то документ будет отправлен на подпись участникам следующего этапа, когда один из участников этого этапа согласует или подпишет документ | |
Виды ЭП (обязательное) | Выберите из выпадающего списка определённый вид электронной подписи или «Любая». Сверьтесь с таблицей для правильного выбора вида ЭП | |
Оформление заявки в Службу заботы о клиентах
Для оформления заявки на создание гибкого маршрута документов:
- Напишите обращение в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru
- В теме письма укажите: «Добавление гибкого маршрута документов для <название Вашего портала>.hr-link.ru»
- В тексте письма укажите: Ваши ФИО и Компанию, от которой Вы обращаетесь
- Приложите к письму заполненную таблицу
Повторная ссылка на таблицу
Результат добавления гибкого маршрута
Если все предыдущие шаги были выполнены верно, то сотрудники Службы заботы о клиентах:
- Откроют заполненную таблицу
- И добавят новый маршрут в HRlink:
