Загрузить документ
Краткая инструкция
Для загрузки нового документа:
- Перейдите в Документы
- Нажмите на кнопку Загрузить документ
- Выберите файлы и нажмите кнопку Далее. Если Вы выберите несколько файлов, то каждый из них будет создан, как отдельный документ
- Задайте все необходимые параметры. Если Вы загрузили более обного документа, то в разделе «Групповое редактирование» можно задать общие параметры для всех документов, а ниже, в разделе «Группа документов» задать индивидуальные параметры каждого документа. Нажмите на кнопку Загрузить
- Нажмите на кнопку Реестр документов
Загруженные документы в статусе «Черновик» отобразятся в верхних строках реестра
Загрузка документа
|
Роли, которым доступно действие
Администратор, Кадровик, Делопроизводитель
Описание
Через загрузку документа можно инициировать процесс подписания и согласования любых документов. Например, приказов, распоряжений, табелей учета рабочего времени, трудовых договоров, дополнительных соглашений и других документов, которые необходимы для ведения кадровой документации.
Для загрузки локальных нормативных актов мы рекомендуем использовать раздел ЛНА
Совет
Процесс загрузки документа
Предварительные условия
Загрузка подготовленного файла
- Перейдите в Документы нажмите кнопку Загрузить документ
- В открывшемся окне нажмите на кнопку Выберите файлы
- Если Вы выберите несколько файлов, то каждый из них будет создан, как отдельный документ
- Когда документ или документы будут загружены, нажмите кнопку Далее
Заполнение параметров документа
- Заполните следующие поля:
| Поле | Описание |
|---|---|
| № | Необязательное. Введите номер документа. Если номера у документа нет, то поле не заполняется |
| Тип | Обязательное. Выберите нужный тип документа из выпадающего списка. Для поиска нужного типа документа начните вводить его название. Выпадающий список будет корректироваться, согласно введенному значению. |
| Дата | Обязательное. Выберите нужную дату во встроенном календаре. Вы можете выбрать любую дату, которая соответствует загружаемому документу |
| Юрлицо | Обязательное. Если на портале более одного юрлица, то выберите юрлицо из выпадающего списка. Если на портале много юрлиц, то для поиска нужного юрлица начните вводить его название |
| Маршрут | Обязательное. Маршрут определяет порядок подписания документа. Выберите маршрут из выпадающего списка. По умолчанию в HRlink предустановлены следующие маршруты для подписания документов:
В выпадающем списке могут быть гибкие маршруты документов, которые были добавлены на портал по заявке При необходимости настройте маршрут по инструкции |
| Сотрудник | Обязательное, если выбран маршрут, в котором есть Сотрудник. Выберите сотрудника или сотрудников из выпадающего списка. Для поиска нужного сотрудника начните вводить его ФИО. Выпадающий список будет корректироваться, согласно введенному значению |
| Руководитель | Обязательное, если выбран маршрут с Руководителем. Выберите руководителя из выпадающего списка |
- Если Вы загрузили несколько документов, то заполните параметры для каждого документа или используйте «Групповое редактирование»
- После того, как все параметры будут заполнены нажмите на кнопку Загрузить
Нажмите на кнопку Реестр документов
Результат загрузки документов
Загруженные документы в статусе «Черновик» отобразятся в верхних строках реестра
Вы можете выбрать документы при помощи и выбрать в интерактивном меню действие, которое необходимо выполнить:
| Отправить на подпись | Если все параметры заполнены верно, то отправьте документы на подпись |
| Редактировать | Если Вы заметили ошибку в параметрах документа или хотите добавить к документу сотрудников, то отредактируйте документы перед отправкой |
Групповое редактирование нескольких документов
Процесс редактирования нескольких документов
Редактирование доступно только при загрузке документов и для документов в статусе «Черновик»
- Если у группы документов есть общие параметры, то задайте их в блоке «Групповое редактирование». Например, если группа документов загружается для одного юрлица с общим маршрутов и руководителем
- В блоке «Группа документов» задайте индивидуальные параметры каждого документа. Например, если каждому документы нужно назначать свой тип и номер
Результат группового редактирования документов
Документы будут сохранены в реестре с новыми параметрами
Дальнейшие действия
Добавьте к документу сотрудников или отправьте загруженные документы на подпись