Описание
Заявления в HRlink имеют ту же юридическую значимость, что и бумажное заявление. После того, как Вы заполните и подпишите заявление при помощи электронной подписи, оно будет отправлено на согласование.
В HRlink можно подать заявление тремя способами:
- По шаблону
- Из файла
- При помощи повторной подачи ранее поданного заявления
Совет
Особенности
Процесс подачи заявления по шаблону
Последовательность шагов
- Перейдите в реестр Заявления и нажмите на кнопку + Подать заявление
- Заполните необходимые поля в заявлении. Все типы заявлений содержат следующий набор стандартных полей:
| Поле заявления | Пояснение |
| Тип заявления | От типа заявления зависит набор полей, которые необходимо будет заполнить. Выберите нужный тип заявления по его названию из выпадающего списка. Например, заявление на отпуск. Для удобства Вы можете воспользоваться текстовым поиском. Для этого начните вводить ключевые слова |
| От кого подается заявление | Поле есть только у тех пользователей, которым оформлено совместительство. Если это поле доступно, то выберите, от имени какого сотрудника вы подаете заявление |
| Согласующий | Порядок подписания заявления определяется внутренним регламентом вашей организации. Если для подписания данного типа Заявления нужен один или более согласующих, то в этом поле вы можете начать вводить ФИО и выбрать согласующего из выпадающего списка |
| +Добавить участника | Если в вашей организации согласованием Заявления занимаются несколько сотрудников, то вы можете последовательно добавлять согласующих, нажав на +Добавить согласующего |
| Номер | Необходимость вводить номер Заявления определяется внутренним регламентом вашей организации. Если такое требование есть, то введите номер Заявления. Если требования нет, то оставьте поле пустым |
| Дата | Выберите дату подачи Заявления. По умолчанию подставляется текущая дата. В календаре красным подсвечены праздничные дни по федеральному производственному календарю, которые не включаются в количество календарных дней отпуска, согласно статье 120 ТК РФ |
| Вложение | Если по регламенту вашей организации требуется прикладывать файлы, например, изображение с квитанцией, то приложите требуемый файл в одном из следующих форматов: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .tiff |
Все остальные поля могут отличатся в зависимости от типа заявления и определены шаблоном заявления, который был составлен кадровиком.
- После того, как все поля будут заполнены, проверьте правильность введенных данных и нажмите на кнопку Перейти к подписанию
- Подпишите заявление доступным Вам видом подписи
Процесс подачи заявления из файла
Предварительные условия
Последовательность шагов
- Перейдите в Заявления и нажмите на кнопку Подать заявление +
- Выберите тип заявления «Заявление из файла» и нажмите на кнопку Загрузить заявление из файл
- Выберите файл заявления, который Вы заранее подготовили на своём компьютере
- Выберите подписанта и согласующего, которые определены регламентом Вашей организации для данного типа заявления
- Введите номер заявления и загрузите вложение, если такое требование есть в Вашей организации
- Нажмите на кнопку Перейти к подписанию
- Подпишите заявление доступным Вам видом подписи
Процесс повторной подачи ранее поданого заявления
Сотрудник может повторно подать заявление при помощи копирования существующего. Так сотрудник сможет повторно подать заявление, которое было Отклонено. Также опция будет полезна в том случае, если сотрудник регулярно подает заявления одного типа, например, заявление на командировку. Сотруднику не нужно будет повторно заполнять поля для каждого последующего заявления, в скопированном заявлении достаточно будет отредактировать только те поля, в которые необходимо внести изменения.
Для повторной подачи заявления:
- В реестре кликните на заявление, которое необходимо скопировать. В открывшейся карточке нажмите на кнопку Подать повторно. Повторно можно подать заявления со статусами: Подписано или Отклонено
- Отредактируйте необходимые параметры и нажмите на кнопку Перейти к подписанию
Предварительные условия
Последовательность шагов
Результат успешной подачи заявления
После подписания Заявления страница предпросмотра обновится. Если на этом этапе вы заметили ошибку в заявлении, то вы можете нажать на кнопку Удалить. Возможность удалить заявление доступна не всегда. Если Вы оформили заявление с ошибкой и кнопка «Удалить» не отображается, то Вы можете сообщить об ошибке кадровику тем способом, который принят в Вашей организации.
ФИО подставляются в соответствующие поля из карточки пользователя в именительном падеже и доступны для редактирования, при необходимости вы можете изменить склонение
Если необходимо добавить вложение к заявлению, то в графе "вложения" нажмите на кнопку "Выберите файлы" и прикрепите нужные файлы
Удалить вложение возможно прямо из формы подачи заявления
4. Если у Вас есть внутреннее или внешнее совмещение, то укажите сотрудника, от имени которого вы подаете заявление
5. Вы можете просмотреть этапы маршрута, по которому будет отправлено ваше заявление. Укажите Согласующих в вашем заявлении, если этот этап доступен для редактирования. Начните вводить ФИО Согласующего и сотрудник подтянется в поле
6. После того, как заполнены все поля в заявлении, нажмите внизу на кнопку "Подать заявление"
7. Вам отобразится текст заявления. Проверьте корректность заявления перед подписанием.
8. Вверху вы увидите кнопку(и) для подписания заявления.
Подписать УНЭП — подписание с использованием УНЭП.
Подписать Госуслуги — подписание с использованием ПЭП Госуслуг на портале Работа в России.
Подписание при помощи УНЭП
a) Нажмите кнопку "Подписать УНЭП". Введите код из СМС и нажмите кнопку "Подписать".
b) После успешного подписания заявление автоматически уйдет на согласование выбранному сотруднику.
Подписание при помощи ПЭП Госуслуг на портале Работа в России
а) Нажмите кнопку "Подписать Госуслуги" и "Подтвердить" для перехода на портал "Работа в России". .
b) Для авторизации на портале "Работа в России" введите логин и пароль от учетной записи на портале Госуслуг.
ВАЖНО! HR-Link не видит и не запоминает эти данные.
c) На странице вы увидите приложенный файл, для подписания заявления необходимо нажать на кнопку «Подписать».
d) В появившемся окне установите выбор (точку) рядом с Простая электронная подпись (ПЭП) и нажмите красную кнопку "Подписать".
e) После нажатия на кнопку "Подписать" система вернет Вас на страницу документа на портале HR-Link, где можно увидеть, что заявление подписано. Заявление автоматически уйдет на согласование выбранному сотруднику.
ВАЖНО! Если сотрудник еще не подписывал ни одного документа с помощью Госуслуг, он не может подать заявление.
При попытке подписания заявления таким сотрудником, будет возникать ошибка.
