Документы
Загрузить документ
Для загрузки нового документа:
- Перейдите в Документы
- Нажмите Загрузить документ
- Выберите файлы и нажмите кнопку Далее
- Заполните все необходимые параметры и нажмите на кнопку Загрузить
Перейти к подробной инструкции
Настроить маршрут согласования
Для настройки маршрута:
- Выберите в реестре при помощи документ или документы со статусом Черновик и нажмите в интерактивном меню на кнопку Редактировать
- В карточке редактирования нажмите на в поле «Маршрут»
- Для маршрутов с Сотрудником выберите одного или нескольких сотрудников
- Для маршрутов с Руководителем выберите Руководителя
- Для маршрута «На ознакомление» выберите Участника. Этот маршрут будет полезен в том случае, если для обработки документа не требуется подпись Получателя документа. Например, для отправки Расчетных листков.
Перейти к подробной инструкции
Отправить документ на подпись
Для отправки документов на подпись:
- В реестре документов отметьте нужный документ или несколько документов и в интерактивном меню нажмите кнопку Отправить на подпись
- Подтвердите отправку во всплывающем окне. Если среди документов есть те, которые нельзя отправить на подпись, система сообщит об этом. Вы можете нажать на кнопку Отправить на подпись. Тогда на подпись будут отправлены документы, оформленные без ошибок
- Документы с ошибками можно отредактировать перед отправкой. Для этого отметьте нужный документ и в интерактивном меню нажмите кнопку Редактировать
Перейти к подробной инструкции
Удалить или аннулировать документ
Для аннулирования документа:
- Откройте карточку документа и нажмите на кнопку Аннулировать
- В диалоговом окне впишите причину и нажмите на кнопку Аннулировать
- Дождитесь переадресации на страницу Акта. Система сформирует его автоматически
- Вернитесь в Реестр документов и отправьте сформированный акт на подпись
Аннулирование документа применяется только к тем документам, которые были подписаны двумя сторонами трудовых отношений: Сотрудником и Руководителем. Все остальные документы можно Удалить
Для удаления документа:
- Выберите нужный документ или документы в реестре при помощи и в интерактивном меню нажмине на кнопку Удалить
Скачать архив документооборота
Для скачивания архива документооброта:
- В реестре Документы кликните на номер нужного документа, чтобы открыть его карточку
- В карточке документа нажмите кнопку Cкачать документооборот
Перейти к подробной инструкции
Добавить в документ несколько сотрудников
Для добавления в документ несколько сотрудников:
- В реестре Документы отметьте нужный документ и нажмите в интерактивном меню Редактировать
- В карточке документа кликните на поле Сотрудник и последовательно находите и добавляйте сотрудников в документ, затем нажмите Выбрать сотрудников>Сохранить
- Вернитесь в реестр документов, отметьте отредактированный документ и нажмите Отправить на подпись. Документ будет размножен на количество сотрудников и уйдет на подпись в зависимости от порядка подписания - руководителю или сотруднику
Комментарии к документу
Заметки к документу
ЛНА
Загрузить ЛНА
Для загрузки нового локального нормативного акта:
- Перейдите в раздел ЛНА и в верхнем правом углу нажмите Загрузить ЛНА
- Выберите файл ЛНА в одном из следующих форматов: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xls, .xlsx, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .tiff и нажмите Далее
- Заполните все необходимые параметры и нажмите на кнопку Загрузить ЛНА
Перейти к подробной инструкции
Утвердить ЛНА
Утвердить ЛНА в интерфейсе системы:
- В параметрах ЛНА установите Требует утверждения руководителем
- Выберите нужный ЛНА в реестре и нажмите Отправить на утверждение>Отправить. ЛНА будет отправлен по маршруту Только руководитель
Утвердить ЛНА рукописной подписью:
- Передать бумажный экземпляр ЛНА на подпись руководителю
- Отсканировать подписанный экземпляр ЛНА
- На портале при загрузке ЛНА выбрать отсканированный документ с подписью руководителя
Оба способа являются легитимными, т.к. включают в себя процесс ознакомления с ЛНА, а не подписания документа.
Перейти к подробной инструкции
Заявления
Настроить фильтры реестра заявлений
Для поиска и сортировки заявлений можно воспользоваться следующими фильтрами:
- Статус показывает на каком этапе обработки находится заявление
- Тип помогает найти заявления определенного типа
- Дата показывает дату подачи заявления
- Дата события помогает найти и обработать те заявления, которые требуется обработать в первую очередь. Например, датой события может быть дата начала отпуска или командировки
- Сотрудник помогает отфильтровать значения поиска по сотруднику, который подал заявление
- Юрлицо помогает отфильтровать реестр по определенному юрлицу или отделу
- Участник помогает выполнить поиск по конкретному участнику маршрута, который совершал действие в выбранном заявлении
- Ответственный помогает выполнять поиск по кадровику, который стал ответственным за обработку заявления
Для всех фильтров доступен множественный выбор
Обработать или отклонить заявление
Для обработки заявления:
- Перейдите в реестр Заявления
- Откройте заявление, которое необходимо обработать. Для этого нажмите на его тип
- Выберите из выпадающего списка Действие, которое необходимо выполнить с заявлением: Обработать, Отклонить, Стать ответственным
Добавить взаимосвязь между документом и заявлением
Для ручной настройки взаимосвязи необходимо:
- Из реестра заявлений зайти в карточку Заявления, которое требуется связать с Документом и из адресной строки скопировать ссылку на Заявление
- Из реестра документов зайти в карточку Документа, для которого необходимо настроить связь и вставить ссылку на Заявление в поле Связи документа
- Нажать на кнопку Сохранить
Сотрудники
Добавить сотрудника на портал
Для добавления нового сотрудника на портал:
- Перейдите в реестр Сотрудники
- Нажмите на кнопку + Добавить сотрудника
- Заполните персональные данные сотрудника. Мы рекомендуем заполнить все поля, в том числе необязательные. Если Сотруднику будет выпускаться УНЭП, то для выпуска УНЭП обязательно необходимо указать ИНН. Нажмите кнопку Далее
- Введите номер телефона Сотрудника. Этот шаг можно пропустить. Нажмите кнопку Далее
- Выберите место работы Сотрудника. Можно +Добавить место, если Сотруднику оформляется совместительство
- Нажмите кнопку Сохранить
Пригласить сотрудников на портал
Массовое приглашение:
- Убедитесь, что у всех сотрудников, которым отправляется приглашение заполнены: ИНН, СНИЛС и все паспортные данные
- В реестре Сотрудники проставьте напротив тех сотрудников, которых нужно пригласить и нажмите кнопку + Пригласить
- Во всплывающем окне выберите канал отправки приглашения и вид ЭП, который хотите подключить сотруднику и нажмите на кнопку Пригласить
Индивидуальное приглашение:
- В карточке сотрудника нажмите на кнопку Пригласить
- Выберите нужный канал: Email или SMS и нажмите на кнопку Пригласить
Перейти к подробной инструкции
Выпустить УНЭП сотруднику
Для выпуска УНЭП выполните следующие действия:
- Зайдите в карточку сотрудника, для которого необходимо выпустить УНЭП
- Убедитесь, что сотрудник приглашен в HRlink и принял приглашение. У приглашенного сотрудника отображается зеленая галочка напротив одного из каналов связи
- В разделе Сертификаты выберите Выпустить подпись напротив нужного вида УНЭП: очная идентификация или удаленная идентификация
- В открывшемся окне проверьте персональные данные сотрудника и внесите недостающие данные
- Нажмите на кнопку Выпустить
Редактировать данные сотрудника
Для редактирования ФИО, даты рождения, паспортных данных, ИНН или СНИЛС:
- Откройте карточку сотрудника и нажмите на кнопку Редактировать, расположенную справа от ФИО сотрудника
- Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить
Для редактирования отдела, должности и табельного номера:
- Откройте карточку сотрудника и нажмите на кнопку Редактировать, расположенную внизу, справа от кнопки «Уволить»
- Внесите необходимые изменения и нажмите на кнопку Сохранить
| Перейти к подробной инструкции | Отредактировать в 1С и выгрузить в HRlink |
Назначить управленческого руководителя
Для назначения управленческого руководителя администратору портала или кадровику, у которого есть права на соответствующее юрлицо и отдел, необходимо:
- В нижней части карточки сотрудника нажмите на кнопку + Назначить и выберите управленческого руководителя из выпадающего списка. Для удобства можно воспользоваться поиском по ФИО.
- В диалоговом окне нажмите на кнопку Сохранить
Уволить и заблокировать доступ
Для увольнения сотрудника и блокировки доступа пользователя к HRlink:
- Перейдите в карточку сотрудника и напротив нужной должности нажмите кнопку Уволить
- В открывшемся окне выберите дату увольнения и нажмите на кнопку Уволить
Доступ пользователя на портал HR-Link блокируется с отсрочкой в 1 день. Вы можете указать любую дату увольнения. Если дата увольнения на 1 день меньше текущей, то отключение произойдет моментально
Восстановить уволенного сотрудника
Для восстановления сотрудника:
- Зайдите в карточку уволенного сотрудника и в нижнем правом углу нажмите кнопку Восстановить
- В открывшемся диалоговом окне подтвердите действие. Для этого нажмите Восстановить
Если у сотрудника нет кнопки «Восстановить» и отображается статус «Отключён», то такому сотруднику требуется повторное приглашение на портал
IT-сервисы
Использовать IT-сервисы
1С: Модуль интеграции
Установка модуля и ввод API-токена
Скачайте и установите Модуль интеграции
- Скачайте на компьютер модуль интеграции и запустите 1С ЗУП
- Перейдите в Администрирование→Печатные формы, отчеты и обработки→Дополнительные отчеты и обработки→Добавить из файла, выберите скачанный файл МодульИнтеграции_HR_Link→Записать и закрыть
Сформируйте токен на портале:
- На портале нажмите на кружок с инициалами и выберите Сформировать API-токен>Скопировать
- В 1С запустите модуль интеграции, нажмите в правом верхнем углу на Токен заполнен и вставьте сформированный токен
- В соседнее окно введите адрес портала
Перейти к подробной инструкции
1С: Внешняя печатная форма
@Обращения в службу заботы о клиентах