Добавление гибкого маршрута документов
Маршруты документов нужны для подписания или согласования Документа одним или несколькими сотрудниками.
Стандартные маршруты Документов
В HRlink предустановлены следующие стандартные маршруты:
- Руководитель первый. Маршрут, в котором Документ попадает на подпись сначала к Руководителю (представителю ЮЛ), а после того, как Руководитель его подписал при помощи УКЭП, документ уходит на подпись к Сотруднику
- Сотрудник первый. Маршрут, в котором Документ сначала подписывает Сотрудник, затем подписывает Руководитель (представитель ЮЛ) при помощи УКЭП
- Только Сотрудник. Маршрут, в котором Документ подписывает только Сотрудник
- Только Руководитель. Маршрут, в котором Документ подписывает только Руководитель (представить ЮЛ) при помощи УКЭП
- На ознакомление. Маршрут, для завершения которого не требуется подпись участника. Так, после отправки Документа на ознакомление, Документ сразу перейдет в статус «Завершен»
Гибкие маршруты Документов
Если среди стандартных Маршрутов вы не нашли подходящий, то можно настроить Гибкие маршруты Документов.
Гибкие маршруты нужны, если Документ:
- Имеет несколько этапов согласования
- Должен содержать подписи разных сотрудников
В Маршруте можно настроить:
- Количество этапов согласования/подписания
- Список участников каждого этапа
- Условия завершения этапа согласования/подписания
Например, Документ о премировании сотрудника проходит по Гибкому маршруту в три этапа:
- Согласование Документа финансовым контролером
- Подписание Документа Руководителем (представителем ЮЛ)
- Подписание документа Сотрудником
Создание заявки на гибкий маршрут
Для добавления гибкого маршрута Документа:
- Заполните таблицу
- Отправьте таблицу в службу заботы о клиентах
Заполнение Таблицы
В таблице обязательные для заполнения поля расположены на желтом фоне, необязательные – на сером фоне.
Название маршрута
Озаглавьте Маршрут так, как он будет отображаться в HRlink.
Тип получателя
Выберите из выпадающего списка. Получатель не подписывает документ, но может просмотреть его, получит уведомление о завершении Маршрута и сможет выгрузить архив документооборота.
Привязка к юрлицу
Оставьте поле пустым, если у вас одно юрлицо или маршрут нужен для всех юрлиц.
Название участника
Впишите название участника Маршрута, если хотите видеть в Маршруте должность участника. Например, финансовый контролер. Или оставьте поле пустым, если вам подходят стандартные названия участников: подписант, согласующий. Если в Типе участника выбран Руководитель или Сотрудник, то название участника изменить нельзя.
Тип участника
Выберите из выпадающего списка:
- Сотрудник – это работник организации, который наряду с Руководителем (представителем ЮЛ) является стороной подписания Документа
- Руководитель (представить ЮЛ) – согласующий представитель работодателя.
- Фиксированный – участник, которого нельзя будет изменить в HRlink при подаче Заявления. В соседнее поле вставьте ссылку на карточку сотрудника в HRlink, если участник фиксированный. Ссылку можно скопировать из браузера в тот момент, когда в нём открыта карточка сотрудника
- Выбираемый – сотрудник организации, которого можно выбрать в HRlink на этапе запуска Документа по Маршруту. Так в HRlink при запуске Документа по Маршруту кадровик может добавить одного сотрудника в Маршрут, даже если он не был указан в Таблице
- Произвольное количество – позволяет добавлять участника/участников Этапа в HRlink на этапе запуска Документа по Маршруту. Используется в том случае, если в одном и том же Маршруте могут участвовать разные работники организации. Так в HRlink при запуске Документа по Маршруту кадровик может добавить любое количество сотрудников в Маршрут, даже если они не были указаны в Таблице
Действие
Отобразится в оттиске печатной формы документа. Выберите из выпадающего списка:
- Подписать. Обычно документ подписывают стороны трудовых отношений: Руководитель (Подписант ЮЛ) и Сотрудник, для которого был сформирован документ
- Согласовать. Это действие обычно выполняют те участники маршрута, которые не являются сторонами трудовых отношений
Условие завершения этапа
Выберите из выпадающего списка:
- Все участники подписали/согласовали
- Один из участников подписал/согласовал
Вид ЭП
Выберите из выпадающего списка или оставьте поле пустым. Сверьтесь с таблицей для правильного выбора вида Электронной Подписи.
Как Маршрут выглядит в Таблице:
Как маршрут выглядит в HRlink:
