- Назначение заместителя в карточке сотрудника
- Согласование заявлений заместителем
- Подключение двухфакторной аутентификации
- Подписание документов ПЭП HRlink
- Подписание заявлений ПЭП HRlink
- Возможность отменить подписание Документа ПРР и Госключом
- Системное поле «Краткое наименование ЮЛ» в шаблоне заявления
Назначение заместителя в карточке сотрудника
Описание
Теперь кадровик может назначить сотруднику заместителя. Эта доработка позволит обеспечить непрерывность документооборота в период отсутствия замещаемого сотрудника. Например, по причине болезни или отпуска. Так заместитель сможет своевременно согласовать заявление и подписать документы за замещаемого сотрудника.
Роли, которые могут назначить сотрудникам заместителя
Администратор, Кадровик
Ключевые особенности
- У одного сотрудника может быть больше одного заместителя
- Период замещения может быть любым
Совет
Если в Вашей организации руководитель всегда делегирует подписание и согласование документов другому сотруднику, то такого сотрудника можно выбрать в качестве заместителя на длительный период. Например, на год.
Предварительные условия и ограничения
- При назначении заместителя с возможностью подписывать документы за руководителя убедитесь, что у заместителя есть подпись УКЭП и МЧД для необходимых юрлиц
- Сотруднику, который был назначен заместителем, уведомления о замещении не приходят. Рекомендуем уведомлять заместителей о начале периода замещения тем способом, который принят в вашей организации. Например, через чат корпоративного портала или электронной почте
- Кадровик будет видеть сможет добавить заместителя в выпадающем списке сотрудников, согласно назначенным ему правам на юрлица и отделы
- В релизе 76 заместителя можно будет назначить только для согласующих в заявлениях. Функционал подписания документов будет реализован позже. Следите за обновлениями
Назначение заместителя
Процесс назначения заместителя
- Перейдите в реестр Сотрудники, откройте карточку того сотрудника, которому необходимо назначить заместителя и перейдите на вкладку Заместители
- Нажмите на кнопку + Добавить заместителя
- В открывшемся окне выберите заместителя из выпадающего списка сотрудников, назначьте даты замещения, отметьте необходимый тип замещения при помощи галочки и нажмите на кнопку Сохранить
- Если у сотрудника должно быть более одного заместителя, то повторите все вышеописанные шаги для всех заместителей
Результат добавления заместителя
После назначения:
- Заместитель по заявлениям будет получать уведомления о новых заявлениях, где замещаемый сотрудник назначен согласующим, увидит такие заявления в реестре и сможет согласовать их от лица замещаемого сотрудника
- Замещаемый сотрудник будет видеть свои заявления в реестре и в любой момент может сможет просмотреть или согласовать их самостоятельно
Возможные ошибки и решения
Удаление заместителя
Процесс удаления заместителя
Заместитель удаляется автоматически при достижении установленной даты окончания замещения
Заместителя можно удалить вручную. Например, в том случае, если замещение добавлено по ошибке или замещаемый сотрудник вышел на работу раньше установленной даты окончания замещения
Для удаления замещения вручную:
- Перейдите в реестр Сотрудники, откройте карточку того сотрудника, которому необходимо назначить заместителя и перейдите на вкладку Заместители
- Нажмите на красную иконку с корзиной, которая расположена справа от периода замещения, который необходимо удалить
Результат удаления замещения
Заместитель перестанет видеть заявления замещаемого сотрудника в реестре заявлений и получать уведомления
Согласование заявлений заместителем
Подключение двухфакторной аутентификации
Роли, которые могут включить двухфакторную аутентификацию на портале
Администратор, Кадровик по запросу в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru
Роли, которые могут настроить двухфакторную аутентификация для авторизации, если двухфакторная аутентификация включена на портале
Все пользователи HRlink
Описание
Основное
Двухфакторная аутентификация – это метод усиления безопасности, при котором для входа в HRlink необходимо пройти проверку с использованием двух разных видов подтверждения личности:
- Логин и пароль
- Приложение-аутентификатор, в котором генерируются одноразовые коды для входа
Ключевые особенности
Безопасность:
Если злоумышленник получит доступ к логину и паролю пользователя, он не сможет авторизоваться в HRlink без приложения-аутентификатора
Подключение двухфакторной аутентификации для авторизации
Предварительные условия
Для использования двухфакторной аутентификации вам понадобится смартфон с установленным приложением-аутентификатором. Например, Яндекс Ключ.
Скачать Яндекс Ключ для Android
Скачать Яндекс Ключ для iPhone
Процесс подключения двухфакторной аутентификации с компьютера
Шаг 1: в HRlink:
- Перейдите на страницу авторизации
- Если Вы авторизованы в HRlink, то нажмите на кружок с инициалами, расположенный в правом верхнем углу страницы, или на «Личный кабинет» и выберите Выход
- Если Вы не авторизованы в HRlink, то портал сразу откроется на странице авторизации. Введите логин и пароль и нажмите на кнопку Войти
- После авторизации откроется страница с подключением двухфакторной аутентификации и QR-кодом
Шаг 2: в приложении-аутентификаторе (на примере приложения «Яндекс Ключ»):
- Нажмите на кнопку + и затем на кнопку Сканировать QR
- Наведите окно сканирования на QR-код, который отображается на странице двухфакторной аутентификации в HRlink. Приложение откроется на странице с одноразовым кодом для авторизации. Будьте внимательны, код обновляется каждые 30 секунд
Шаг 3: в HRlink:
- Введите 6-значный код из приложения и нажмите на кнопку Подтвердить
Процесс подключения двухфакторной аутентификации со смартфона
Шаг 1: в HRlink
- Введите логин и пароль и нажмите Войти. После авторизации откроется страница с подключением двухфакторной аутентификации и секретным ключом. Перед тем, как открыть приложение-аутентификатор нажмите на иконку копирования ключа
Шаг 2: в приложении-аутентификаторе (на примере приложения «Яндекс Ключ»):
- Нажмите на кнопку + и затем на кнопку Добавить вручную
- Введите название сервиса и адрес электронной почты или телефон, который Вы используете в качестве логина. Вставьте «Секретный код», который Вы скопировали в HRlink на Шаге 1 и нажмите Далее
- На странице с одноразовым шестизначным кодом нажмите на иконку копирования. Будьте внимательны, код обновляется каждые 30 секунд
Шаг 3: в HRlink
- Вставьте скопированный код в соответствующее поле и нажмите на кнопку Подтвердить. Вы авторизованы.
Результат подключения двухфакторной аутентификации
После ввода логина и пароля HRlink будет запрашивать одноразовый шестизначный код из приложения-аутентификатора при каждой авторизации
Принятие приглашение с подключением двухфакторной аутентификации
Процесс принятия приглашения с подключением двухфакторной аутентификации
Шаг 1: Примите приглашение от HRlink
Для принятия приглашения с двухфакторной аутентификацией:
- Перейдите по ссылке из приглашения. Приглашение приходит одним из двух способов: на электронную почту или в виде СМС
- В открывшемся окне введите последние 4 цифры номера паспорта и нажмите на кнопку Принять
Шаг 2: в приложении-аутентификаторе (на примере приложения «Яндекс Ключ»):
- Нажмите на кнопку + и затем на кнопку Сканировать QR
- Наведите окно сканирования на QR-код, который отображается на странице двухфакторной аутентификации в HRlink. Приложение откроется на странице с одноразовым кодом для авторизации. Будьте внимательны, код обновляется каждые 30 секунд
Шаг 3: в HRlink:
- Введите 6-значный код из приложения и нажмите на кнопку Подтвердить
- Придумайте и введите пароль и нажмите на кнопку Подтвердить
Результат принятия приглашения с подключением двухфакторной аутентификации
После ввода логина и пароля HRlink будет запрашивать одноразовый шестизначный код из приложения-аутентификатора при каждой авторизации
Подписание документов ПЭП HRlink
Описание
Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ПЭП применяется для подписания большинства кадровых документов наряду с УНЭП и обладает такой же юридической значимостью.
Для подписания при помощи ПЭП сотрудники идентифицируются через стандартные методы аутентификации: логин и пароль, двухфакторная аутентификация.
Ключевые особенности
В отличие от УНЭП процесс подписания при помощи ПЭП быстрее и удобнее и не требует одноразовых кодов для подписания
Подписание при помощи ПЭП HRlink
Процесс подписания при помощи ПЭП HRlink
- Для подписания ПЭП HRlink откройте документ из реестра Документы. Для этого кликните на его название
- Нажмите на кнопку подписать ПЭП HRlink, расположенную в правом верхнем углу страницы
Результат подписания ПЭП
Статус документа обновится на Подписан
В оттиске печатной формы отобразится соответствующая запись: «Подписано» ПЭП HRlink»
Ограничения
Здесь список документов, которые нельзя подписывать ПЭП
Подписание заявлений ПЭП HRlink
Описание
Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ПЭП может применяться для подписания большинства кадровых документов наряду с УНЭП и обладает такой же юридической значимостью.
Для подписания при помощи ПЭП сотрудники идентифицируются через стандартные методы аутентификации: логин и пароль, двухфакторная аутентификация.
Ключевые особенности
В отличие от УНЭП процесс подписания при помощи ПЭП быстрее и удобнее и не требует одноразовых кодов для подписания
Подписание при помощи ПЭП HRlink
Процесс подписания при помощи ПЭП HRlink
- Для подписания ПЭП HRlink загрузите заявление из реестра Заявления. Для этого нажмите на кнопку + Подать заявление
- После того, как все поля заявления будут заполнены нажмите на кнопку Перейти к подписанию, расположенную в правом нижнем углу на форме подачи заявления
Результат подписания ПЭП HRlink
Статус заявления обновится на Подписан
В оттиске печатной формы отобразится соответствующая запись: Заявление подписано ПЭП»
Ограничения
Здесь список заявлений, которые нельзя подписывать ПЭП
Возможность отменить подписание Документа ПРР и Госключом
Теперь сотрудники могут отменить подписание документа, которые уже были отправлены на подписание в приложение «Госключ» или на Портал «Работа России». Эта доработка позволит отменять подписание документов, если тип подписи был выбран по ошибке или у сотрудника в данный момент отсутствует доступ к выбранному типу подписания.
Для отмены подписания документов сотруднику необходимо:
- В карточке документа нажать на кнопку Отменить подписание
После отмены документ вернется в тот статус, в котором он находился перед отправкой. Сотрудник снова сможет выбрать тип подписи из доступных ему вариантов.
Системное поле «Краткое наименование ЮЛ» в шаблоне заявления
В списке системных полей шаблонов заявлений появилось новое системное поле «Краткое наименование ЮЛ», которое можно использовать при оформление файла шаблона печатной формы
